É possível que com diversos projetos acontecendo ao mesmo tempo, você não consiga administrar tudo em seu trabalho, não é mesmo? Por isso, uma das primeiras etapas é reunir a sua equipe e organizar o que cada um pode fazer, a fim de atingir os objetivos.
E com a ajuda das novas tecnologias, hoje, existem diversos aplicativos que auxiliam no gerenciamento dos projetos.
E para ter um excelente serviço de qualidade, você não precisa sair gastando a toa, pois o Kanban é uma ótima ferramenta que permite o controle detalhado de produção sobre o quanto, quando e o que produzir em seu negócio. Além de ajudar na gestão, ele também proporciona uma maior interação no time.
Então, se você gostou e quer conhecer mais, continue lendo o post de hoje:
O que é Kanban?
Criado inicialmente para o controle dos fluxos pela indústria japonesa, Tayota, o método Kanban visava a necessidade de manter um funcionamento no sistema de produção em série. Porém, infelizmente não obteve o sucesso.
Hoje, é um dos sistema mais utilizados para o gerenciamento de projetos, fazendo com que toda a equipe consiga ter uma função específica, passando a ser geridas por um dashboard de controle bem simples.
Para entender melhor, a configuração desse aplicativo contém apenas três fases: TO DO (a fazer), DOING (fazendo) e DONE (feito). Ou seja, quando uma tarefa chega ao processo DONE, isso significa que a tarefa foi realizada e que você seguir para a próxima atividade.
A distribuição dos cartões no quadro, ajudam em muito, a definir quais são as principais ações a serem priorizadas. Basta posicioná-las em ordem crescente ou de acordo com o prazo final.
Quais são as funções do Kanban?
Funcionando de forma parecida como o Ansana e Trello, o Kanban possui diversas funções que facilitam o andamento do seu projeto. Venha saber quais são:
Facilidade no trabalho
Com o Kanban, você consegue ter uma grande visibilidade para prosseguir com os próximos passos, adquirindo mais tempo e menos distração no trabalho.
Prioridades
Quando se tem todo o cronograma ‘desenhado’ do projeto, as tarefas entre os membros da equipe ficam mais claras e objetivas para cada um exercer sua função e focar na sua prioridade no momento, não é mesmo?
Por isso, que o Kanban é uma ferramenta muito conhecida por priorizar/elencar as principais atividades que devem ser entregues primeiro, respeitando os prazos e eliminando as preocupações.
Atividades atrasadas
Às vezes, pelo tempo curto ou pela má administração do tempo, você acaba acumulando algumas tarefas que precisam ser entregues; E não adianta fazer uma etapa do processo mais completa que as outras, não é mesmo? Pois, isso pode gerar mais acúmulo de trabalho para todos. Tudo bem, não se desespere, porque isso sempre acontece!
O Kanban pode te mostrar através do fluxo de tarefas. Com isso, você pensa na forma de otimizar melhor as tarefas e retornar ao que estava fazendo, além de acompanhar o desempenho da sua empresa.
Feedback frequentes
Para melhor andamento do projeto, o ideal é dividir as tarefas em etapas. Pode ser mensamente ou até mesmo, semanalmente, por exemplo. Assim, ao final de cada processo, a equipe terá um feedback para poder seguir com excelência para o próximo ciclo.
Tipos de Kanban:
Já que você conheceu o que e quais são as funções do Kanban, veja agora os três tipos e descubra qual deles é o melhor para usar a sua empresa:
Kanban de produção
É a base do funcionamento de todo o Kanban. Como já explicado anteriormente, existem três tipos: TO DO, DOING e DONE.
Também pode ser chamada de Kanban ‘puxado’, porque toda vez que um quadro fica vazio, isso quer dizer que futuramente poderá ser preenchida por uma outra atividade, que automaticamente é ‘puxada’ pela mesma.
Kanban de movimentação
Esse segundo tipo da ferramenta é bem específico, pois ele é utilizado em linhas de produção, na qual, a quantidade de tarefas feita por quadro não pode exceder um certo número, acumulando cada vez mais.
Caso isso aconteça e um dos quadros ficarem vazios, significa que essa etapa do processo precisa ser reavaliado – como trabalhar na melhoria do processo.
E-Kanban
A partir de uma simples ideia se transformou para o ambiente digital, trazendo para o usuário mais agilidade e eficiência no projeto. Para entender melhor, o Kanban pode ser feito em um aplicativo de planilhas, onde você pode editar linhas e colunas de acordo com a cor de preferência.
O dispositivo se encontra em tablets e smartphones funcionando de maneira colaborativa: todos os agentes da plataforma pode fazer mudanças e atualizações nos dados em tempo real.
Dicas de como usar o Kanban
Depois de conhecer as funções que o Kanban oferece, confira algumas dicas importantes para utilizar de forma correta. A primeira delas é limitar o número possível de atividades, porque dependendo da quantidade de funcionários, isso pode sobrecarrega-los.
Essa atribuição de limites pode ser associada ao conceito de outra ferramenta semelhante, que se chama Scrum. A diferença entre elas é que o primeiro é mais mandatório, enquanto o segundo, o próprio Kanban, foi desenvolvido para a gestão de produção, ou seja, é mais flexível.
Por isso, analise qual é o melhor método que se adapta a sua empresa, principalmente em negócios com modelo de gestão mais flexíveis como agência de marketing digital, e-commerces e entre outros se baseando em suas características.
Conclusão
Há mais de 50 anos presente no mercado, o método Kanban mudando a forma de implementar a estratégia, tornando mais eficiente de acordo com a demanda, mas que exige bastante organização e cronograma para a equipe.
A vantagem do Kanban é a questão da atualização, novas possibilidades com o aplicativos e programas que otimizam o processo organizacional a fim de não sobrecarregar a todos, além de trazer grades retornos, como alto rendimento e eficiência.
