A gestão de tarefas é imprescindível para o sucesso de equipes e de projetos. Ela se volta à análise das atividades que devem ser realizadas, aos responsáveis por elas, aos prazos e recursos disponíveis e ao desenvolvimento dessas ações.
É por meio da gestão de atividades que um gestor se certifica de que as coisas estão andando de acordo com o esperado. Igualmente, é com ela que se torna possível identificar eventuais gargalos e problemas que apareçam em meio à execução das tarefas.
Por isso, ela é crucial e deve ser implementada nos mais diferentes tipos de empresas. Mas por onde começar e como fazê-la? É isso que veremos hoje. Continue a sua leitura para conhecer algumas dicas importantes para fazer a gestão de atividades da sua empresa.
Por onde começar a gestão de atividades?
A gestão de tarefas é uma habilidade fundamental para lidar com a quantidade crescente de demandas e responsabilidades em nossas vidas pessoais e profissionais.
Organizar e priorizar tarefas de forma eficiente nos permite utilizar melhor nosso tempo e recursos, aumentando nossa produtividade e reduzindo o estresse. Abaixo, veja o passo a passo de como começar a realizar essa gestão de maneira organizada e eficaz.
1 – Faça uma lista de tarefas
O primeiro passo para gerenciar atividades é criar uma lista de tarefas. Portanto, anote todas as tarefas pendentes, sejam elas grandes ou pequenas. Isso ajuda a ter uma visão clara do que precisa ser feito e evita que algo importante seja esquecido.
Para isso, é possível usar uma agenda, um aplicativo de gerenciamento de tarefas ou até mesmo um bloco de notas para fazer sua lista.
2 – Priorize as tarefas
Nem todas as tarefas têm a mesma importância e urgência. Portanto, ao fazer a gestão de atividades é crucial priorizar suas atividades para garantir que você esteja focado no que é mais relevante.
Uma maneira eficaz de fazer isso é usar a matriz de Eisenhower, que divide as tarefas em quatro categorias: urgentes e importantes; importantes, mas não urgentes; urgentes, mas não importantes; nem urgentes, nem importantes.
Desse modo, dê prioridade às tarefas urgentes e importantes, pois são aquelas que requerem atenção imediata. Depois, organize as demais atividades de acordo com o grau de urgência e distribua-as entre a equipe.
3 – Estabeleça prazos
Definir prazos para na gestão de tarefas é essencial para manter a equipe motivada e no caminho certo. Ao atribuir prazos realistas, você cria um senso de urgência e evita a procrastinação.
Para tanto, certifique-se de considerar a complexidade e a duração de cada tarefa ao estabelecer os prazos. Lembre-se de que prazos muito apertados podem levar ao estresse e à qualidade comprometida do trabalho.
4 – Divida as tarefas em etapas menores
Algumas tarefas podem parecer avassaladoras quando vistas em sua totalidade. Para lidar com elas de maneira mais eficaz, divida-as em etapas menores e mais gerenciáveis.
Isso torna o trabalho mais fácil de ser realizado e permite que você faça um progresso constante, além de facilitar a própria gestão de tarefas. Ao completar cada etapa, a equipe terá uma sensação de realização e motivação para continuar.
5 – Defina metas diárias
Além de estabelecer prazos para tarefas individuais, é útil definir metas diárias. Determine o que se espera realizar em um determinado dia e trabalhe com a equipe de modo a alcançar essas metas.
Isso ajuda a manter o foco e evita que a equipe e o próprio gestor se sintam sobrecarregados por uma lista longa de tarefas. Lembre-se de ser realista ao definir suas metas e ajustá-las conforme necessário.
6 – Utilize ferramentas de gerenciamento de tarefas
Existem muitas ferramentas e aplicativos disponíveis para ajudar na gestão de atividades. Essas ferramentas permitem que você crie listas de tarefas, estabeleça prazos, defina lembretes e colabore com outras pessoas em projetos.
Alguns exemplos populares incluem o Trello, Asana, Jira, Todoist e Microsoft To-Do. Experimente diferentes ferramentas e encontre aquela que melhor se adapta ao seu estilo de trabalho.
7 – Faça a gestão de tempo das tarefas
Por fim, não deixe de realizar a gestão de tempo em relação às tarefas realizadas dentro da equipe ou da empresa. Com isso, o gestor reúne informações cruciais não apenas à gestão de projetos, mas também para a gestão de pessoas.
Desse modo, é possível fazer com que a gestão de tarefas junto à gestão de tempo trabalhem de modo a aumentar a produtividade e o engajamento da equipe. Igualmente, para fazer uma melhor distribuição de atividades e responsabilidades dentro de um grupo.
Abaixo, conheça mais sobre a gestão de tempo e saiba por que promovê-la. Com isso, garanta a melhor gestão de atividades na sua empresa.
Gestão do tempo é crucial para a gestão de tarefas
Quando falamos na gestão de tarefas, é importante destacar que a gestão de tempo é uma grande aliada. Afinal, é por meio dela que se torna possível obter dados tais como:
- Quais são as tarefas que mais demandam tempo dos colaboradores;
- Ferramentas disponíveis para agilizar as atividades mais morosas;
- Quais são os colaboradores que demonstram mais destreza e agilidade na execução de certas tarefas;
- Mudanças na produtividade dos colaboradores, como no aumento do tempo até então necessário para certas atividades ou na agilização dessa execução;
- Direcionamento de treinos e atividades de capacitação;
- Precificação de projetos de acordo com o tempo gasto pelos colaboradores, etc.
Esses são apenas alguns dos benefícios que juntar a gestão do tempo à gestão de tarefas traz para a sua empresa. Por isso, é interessante investir no controle do tempo necessário à conclusão e à execução das atividades.
Para tanto, é possível investir em timesheets. Essas são ferramentas que contabilizam o tempo que cada colaborador leva (ou cada equipe) para concluir cada atividade. O melhor? Este tipo de tecnologia é compatível com softwares de gestão de projetos.
Por exemplo, é possível fazer a gestão de tempo no Jira, assim como no Asana, Trello, Todoist e em outras ferramentas. Portanto, independentemente de qual ferramenta você usa para a gestão de tarefas e projetos, saiba que é possível utilizar um timesheet junto a ela.
